Svara hópa allotment beiðnum frá ferðaskrifstofum

Beiðnir um blokkbókanir (Group Allotment) koma reglulega frá ferðaskrifstofum. Travia mun þá búa til svokallaðar blokkbókanir í hótel kerfinu þínu sem ferðaskrifstofan mun eiga forgang á. Hér er farið yfir hvernig þú yfirfer beiðni frá ferðaskrifstofu og svarar henni með tilboði.

Þegar þú færð slíka beiðni færðu ábendingu um það í tölvupósti þar sem þú getur smellt á link sem fer með þig í beiðnina.

1. Smelltu á Property allotments í aðalvalmyndinni.

2. Notaðu síuna Status og veldu Requested til að birta allotment beiðnir sem bíða svars.

3. Finndu Grpup Allotment beiðnina sem þú vilt yfirfara. Smelltu á punktana þrjá hægra megin við úthlutunina og veldu Edit.

4. Beiðnin opnast með yfirliti yfir hópinn. Í hlutanum Allotments eru allar beiðnir um blokkbókanir skráðar ásamt stöðu, heiti, dagsetningum, herbergjategund, heildarfjölda herbergja og nýtingarhlutfalli.

Ef þú vilt að ónotuð herbergi verði sjálfkrafa tiltæk öðrum skaltu virkja Auto Release og stilla losunarvalkostina. Stilltu Auto Release Days til að tilgreina hversu mörgum dögum fyrir viðkomandi dagsetningu herbergin losna og smelltu svo á Save.

• Group release- Ónotuð herbergi losna eitt í einu, dag fyrir dag.

• Whole allotment - Öll ónotuð herbergi fyrir tímabil úthlutunarinnar losna samtímis.

5. Ef ferðaskrifstofan hefur óskað eftir mörgum dagsetningum er hver dagsetning sérstök allotment innan hópsins. Þú getur yfirfarið þær, staðfest þær eða sent ferðaskrifstofunni spurningu í gegnum skilaboðaskjáinn (Messages). Til að yfirfara einstaka allotment skaltu smella á punktana þrjá hægra megin við hana og velja View. 

6. Allotment opnast með beiðninni í heild sinni. Undir Details sérðu ferðaskrifstofuna, gististaðinn, heiti, heildarfjölda umbeðinna herbergja, umbeðið tímabil og nýtingarhlutfall. Borði efst á síðunni sýnir hversu margir dagar eru þar til beiðnið rennur út. 

7. Í Room mappings velurðu Synchronization Type og setur upp herbergin sem þú býður. Veldu Available rooms og veldu síðan samsvarandi herbergi undir Synchronizes As.

Synchronization Type ákvarðar hvernig herbergin eru pöruð:

• Per category - Þú býður tiltekinn fjölda herbergja í herbergjaflokki, til dæmis 4 Superior herbergi. Ferðaskrifstofan getur bókað hvaða herbergistegund sem er innan þess flokks. Hægt er að hafa fleiri en eina herbergistegund í flokknum, en aðeins eina þeirra er hægt að samstilla, þannig að pörunin er ekki eins nákvæm.

• Per room- Þú tilgreinir fjölda fyrir hverja tiltekna herbergistegund, þannig að hver tegund er boðin og samstillt sérstaklega. Notaðu plús-hnappinn til að fjölga herbergjum eða græna plúsinn fyrir ofan til að bæta við annarri herbergistegund.

Hægt er að tengja verðkóða (Rate plan code) og fast verð (Price) við ónotuðu blokkbókanir. Þegar ferðaskrifstofan bókar svo í allotmentið, þá gilda verðin úr sjálfgefna verðsamningnum sem valinn verður fyrir neðan sem munu þá yfirskrifa verðið á bókuninni í hótelkerfinu þínu.

8. Í Settings & Rules velurðu verðlista (Price Agreement) og afbókunarskilmála (Cancellation Policy) sem munu gilda í þessum samningi. Stilltu Allotment booking status, sem ákvarðar hvaða stöðu blokkbókuninn fær í hótelkerfinu þínu.

9. Smelltu á Offer til að senda tilboðið. Ferðaskrifstofunni verður tilkynnt og hún getur samþykkt eða hafnað því. Þegar ferðaskrifstofan samþykkir tilboðið samstillast allar bókanir við hótel kerfið þitt. Ef þú vilt ekki gera tilboð skaltu velja Reject.

***VINSAMLEGAST ATHUGIÐ***

Neðst í hverju samstarfi fyrir sig (My property contracts) er valkosturinn Book regular rooms first. Þegar hakað er við hann þarf agentinn að bóka af allotmentinu fyrst áður en hann getur bókað þessa herbergjategund, að því gefnu að framboð sé til staðar. 

Ef þið viljið að agentinn geti valið hvort hann bóki af allotmentinu eða óski eftir venjulegu herbergi fyrir þessa tilteknu herbergjategund, hakið við Book regular rooms first.