Svara FIT allotment beiðnum frá ferðskrifstofum

Beiðnir um blokkbókanir (FIT Allotment) koma reglulega frá ferðaskrifstofum. Travia mun þá búa til svokallaðar blokkbókanir í hótel kerfinu þínu sem ferðaskrifstofan mun eiga forgang á. Hér er farið yfir hvernig þú yfirfer beiðni frá ferðaskrifstofu og svarar henni með tilboði.

Þegar þú færð slíka beiðni færðu ábendingu um það í tölvupósti þar sem þú getur smellt á link sem fer með þig í beiðnina.  

1. Smelltu á Property allotments í aðalvalmyndinni.

2. Notaðu síuna Status og veldu Requested til að birta allotment beiðnir sem bíða svars.

3. Finndu FIT Allotment beiðnina sem þú vilt yfirfara. Smelltu á punktana þrjá hægra megin við úthlutunina og veldu Edit.

4. Núna ertu komin inn í beiðnina. Hér undir Details sérðu hvað þessi tiltekna ferðaskrifstofa er að biðja um að þú takir frá fyrir þau. Borði efst á síðunni sýnir hversu margir dagar eru þar til beiðnin rennur út. 

5. Í Room mappings velurðu Synchronization Type og setur upp herbergin sem þú býður. Veldu Available rooms, veldu samsvarandi herbergi undir Synchronizes As. 

Synchronization Type ákvarðar hvernig herbergin eru pöruð:

• Per category - Þú býður tiltekinn fjölda herbergja í herbergjaflokki, til dæmis 4 Superior herbergi. Ferðaskrifstofan getur bókað hvaða herbergistegund sem er innan þess flokks. Hægt er að hafa fleiri en eina herbergistegund í flokknum, en aðeins eina þeirra er hægt að samstilla, þannig að pörunin er ekki eins nákvæm.

• Per room- Þú tilgreinir fjölda fyrir hverja tiltekna herbergistegund, þannig að hver tegund er boðin og samstillt sérstaklega. Notaðu plús-hnappinn til að fjölga herbergjum eða græna plúsinn fyrir ofan til að bæta við annarri herbergistegund.

Hægt er að tengja verðkóða (Rate plan code) og fast verð (Price) við ónotuðu blokkbókanir. Þegar ferðaskrifstofan bókar svo í allotmentið, þá gilda verðin úr sjálfgefna verðsamningnum sem valinn verður fyrir neðan sem munu þá yfirskrifa verðið á bókuninni í hótelkerfinu þínu.

6. Stilltu Auto Release Days til að tilgreina hversu mörgum dögum fyrir viðkomandi dagsetningu herbergin losna. Til dæmis, ef þú vilt að öll ónotuð herbergi muni opnast fyrir aðra 28 dögum fyrir check-in dag.

• Day by day - Þau herbergi sem ferðaskrifstofan hefur ekki notað, munu þá opnast einn dag í einu.

• Whole allotment -  Þá opnast fyrir öll herbergin yfir allt tímabilið sem allotmentið nær yfir. 

7. Undir Exception dates getur þú valið undantekninga dagsetningar sem ekki eru innifaldnar í þessum alloment samningi. Þú velur Yes ef enginn eða færri herbergi eru tiltæk á tilteknum dagsetningum. Veldu upphafs- og lokadagsetningu, veldu herbergjaflokkinn og sláðu inn fjölda tiltækra herbergja á þessum dagsetningum. Til dæmis ef þú bauðst 4 Superior-herbergi en aðeins 1 eru tiltæk þann 8. ágúst 2027 skaltu bæta við tímabilinu 08/08/2027–09/08/2027 og stilla Available rooms á 1.

8. Í Settings & Rules velurðu verðlista (Price Agreement) og afbókunarskilmála (Cancellation Policy) sem munu gilda í þessum samningi. Stilltu Allotment booking status, sem ákvarðar hvaða stöðu blokkbókuninn fær í hótelkerfinu þínu.

9. Farðu yfir tilboðið. Ef þú vilt bæta við athugasemd til ferðaskrifstofunnar skaltu nota Message. Smelltu á Offer til að senda tilboðið. Ferðaskrifstofunni verður tilkynnt um það og hún getur samþykkt eða hafnað því. Ef þú vilt ekki gera tilboð skaltu velja Reject.

***VINSAMLEGAST ATHUGIÐ***

Neðst í hverju samstarfi fyrir sig (My property contracts) er valkosturinn Book regular rooms first. Þegar hakað er við hann þarf agentinn að bóka af allotmentinu fyrst áður en hann getur bókað þessa herbergjategund, að því gefnu að framboð sé til staðar. 

Ef þið viljið að agentinn geti valið hvort hann bóki af allotmentinu eða óski eftir venjulegu herbergi fyrir þessa tilteknu herbergjategund, hakið við Book regular rooms first.